Dyrektywa o ochronie Sygnalistów wprowadza nowe regulacje prawne dla podmiotów z sektora publicznego, którzy zatrudniają powyżej 50 pracowników. Mimo tego, że ustawa implementująca postanowienia dyrektywy w wielu krajach nie została jeszcze uchwalona, ponieważ prace legislacyjne na szczeblach rządowych wciąż trwają, to pracodawcy mają obowiązek wdrożenia systemu do ochrony Sygnalistów od 17 grudnia 2021 r.
Dyrektywa o ochronie Sygnalistów dotyczy zarówno podmiotów prywatnych, jak i publicznych. W przypadku sektora publicznego, ustawa obejmuje jednostki samorządu terytorialnego oraz podmioty, które stanowią ich własność lub znajdują się pod ich kontrolą. Co za tym idzie, również gminy, powiaty, województwa i podmioty przez nie kontrolowane są zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów przyjmowania i dokonywania zgłoszeń naruszeń postanowień dyrektywy.
Dyrektywa o ochronie Sygnalistów zobowiązuje podmioty publiczne do stworzenia wewnętrznego kanału do zgłaszania naruszeń, przyjmowania zawiadomień i podejmowania działań następczych. Pracodawca ma również obowiązek poinformowania pracowników o możliwości zgłaszania nieprawidłowości za pomocą wewnętrznych procedur oraz powinien pomóc swoim pracownikom zrozumieć zawiłości nowej dyrektywy tak, aby stworzyć atmosferę wzajemnego zaufania w miejscu pracy.
Co istotne, kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń musi zapewniać ochronę poufności tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy. Ważne jest również, aby między osobą zgłaszającą, a tą, która zawiadomienie przyjmuje istniała obustronna komunikacja. Zgłaszający, powinien zostać poinformowany w ciągu 7 dni od momentu zasygnalizowania nieprawidłowości o przyjęciu zgłoszenia, a informację zwrotną, dotyczącą podjęcia działań zaradczych powinien otrzymać do 3 miesięcy.
Jeśli mowa o działaniach następczych, to każda organizacja powinna wyznaczyć osobę lub cały wydział, które cechować będzie bezstronność i rzetelność przy weryfikacji prawdziwości zgłoszeń. Takie jednostki podejmują dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, działania zmierzające do rozwiązania sprawy oraz zamykają całą procedurę.
Podmioty publiczne są zobowiązane także do prowadzenia rejestru wszystkich otrzymanych zgłoszeń. Należy pamiętać, że rejestr powinien zawierać numer sprawy, przedmiot naruszenia, datędokonania zgłoszenia, informację o działaniach zaradczych oraz datę zakończenia sprawy.
Wewnętrzny kanał do przyjmowania zgłoszeń może stanowić system. Sygnalista to nowoczesne oprogramowanie, które spełnia wszystkie prawne wymogi dyrektywy oraz zapewnia pełną ochronę poufności tożsamości osób, które zgłaszają naruszenia.
Na ten moment, większość krajowych ustawodawców wciąż nie ustanowiło niezbędnych przepisów celem zaimplementowania wytycznych dyrektywy. W związku z tym, nie jest wiadome, jakie dokładnie obowiązki zostaną nałożone na podmioty publiczne oraz jednostki samorządu terytorialnego, zarówno te stanowiące ich własność, jak i będące pod ich kontrolą. Zakres obowiązków, które wynikają z dyrektywy ma, co prawda charakter wiążący, ale minimalny. Państwowi ustawodawcy mogą nałożyć na podmioty publiczne większe obowiązki, niż są zawarte w postanowieniach dyrektywy.
Istotny jest jednak fakt, że pracodawcy muszą zapewnić swoim pracownikom wewnętrzne kanały do zgłaszania naruszeń, które do czasu pojawienia się krajowych ustaw, będą zgodne z wytycznymi dyrektywy o ochronie Sygnalistów. W związku z tym urzędy muszą być przygotowane i powinny zapewnić swoim pracownikom najlepszy kanał do zgłaszania nieprawidłowości. Sygnalista to system do obsługi zgłoszeń, który umożliwia rejestrowanie i zarządzanie zawiadomieniami, dostęp do pełnej historii komunikacji oraz wiele więcej przydatnych funkcjonalności.