W lipcu tego roku, został opublikowany najnowszy, trzeci projekt ustawy o ochronie Sygnalistów, który przybliża wszystkich przedsiębiorców do konieczności implementacji wewnętrznego kanału do obsługi zgłoszeń osób sygnalizujących naruszenia. Jednym z obowiązków pracodawców na mocy dyrektywy o Sygnalistach jest opracowanie oraz udostępnienie procedury przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań naprawczych. Jak powinien wyglądać proces zgłaszania nieprawidłowości?

Procedura sygnalizowania naruszeń za pomocą wewnętrznego kanału.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. dotycząca ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości zawiera informacje odnośnie sposobów dokonywania zgłoszeń. Zgodnie z przepisami, Sygnaliści powinni przede wszystkim korzystać z możliwości sygnalizowania naruszeń za pomocą specjalnie w tym celu stworzonego wewnętrznego kanału. Procedury, o których wspomina art. 9 Dyrektywy o Sygnalistach składają się z następujących kroków:

‍

• Opracowania, ustanowienia i obsługiwania kanałów do przyjmowania zgłoszeń przy zachowaniu odpowiednich standardów bezpieczeństwa i z dbałością o zapewnienie ochrony poufności tożsamości wszystkim osobom, którzy zasygnalizowali problem.
• Potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania.
• Wskazania bezstronnej osoby lub całego działu do przyjmowania oraz sprawdzania poprawności zawiadomień. Oddelegowani pracownicy mają również za zadanie komunikować się z Sygnalistą w celu przekazywania informacji odnośnie postępów w sprawie.
• Podejmowania działań następczych w celu rozwiązania zaistniałego problemu, w tym przeprowadzanie rozmów z Sygnalistą, osobą, której zgłoszenie dotyczy oraz potencjalnymi świadkami.
• Przekazywania informacji zwrotnych w wyznaczonym przez prawo krajowe terminie, który nie może przekraczać trzech miesięcy od momentu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
• Stworzenia zrozumiałych oraz łatwo dostępnych dla wszystkich pracowników regulaminów odnośnie sposobów dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości w firmie oraz etapów dalszego postępowania.

‍

Jakie pytania należy zadać Sygnaliście, aby jak najskuteczniej rozwiązać zgłoszenie?

Osoby przyjmujące i obsługujące zgłoszenia mają za zadanie sprawdzić prawdziwość otrzymanych informacji oraz podjąć odpowiednie kroki następcze w celu rozwiązania zawiadomienia. Zgodnie z normą ISO 37002 „Whistleblowing management systems – Guidelines” mogą oni zadać Sygnaliście następujące pytania, w celu jak najlepszego zapoznania się ze sprawą:

‍

• Gdzie miało miejsce naruszenie?
• Jakie osoby są zamieszane w zgłoszenie?
• Kiedy wystąpienie nieprawidłowości miało miejsce?
• Jak według Ciebie naruszenie oddziałuje na organizację?
• Czy czujesz się zagrożony przez inne osoby w związku ze zgłoszeniem?
• Czy posiadasz dowody lub informacje dotyczące zaistniałej nieprawidłowości?
• Czy znasz innych świadków naruszenia?

‍

Istotne jest, aby cały proces zarządzania zgłoszeniem odbywał się z zachowaniem bezpieczeństwa oraz ochrony poufności tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości. Oprogramowaniem, które nie tylko jest zgodne z ustaleniami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), ale także zapewnia ochronę Sygnalistom zgłaszającym naruszenia jest Sygnalista.

‍